Guichet unique pour le commerce extérieur en Colombie : Étude de cas sur les transactions commerciales

Depuis 2005, la création d’un Guichet unique pour le commerce extérieur (GUCE) évite aux entreprises colombiennes de perdre un temps précieux dans les diverses administrations impliquées dans le commerce international. Grâce à ce système, destiné à faciliter les échanges, les organismes publics concernés autorisent les entreprises à effectuer des transactions commerciales électroniques via les TIC. Développé par le Ministère du commerce, de l’industrie et du tourisme, avec l’appui du Programme Agenda de la connectivité du Ministère des technologies de l’information et de la communication, cette solution concerne à la fois le commerce national et international, et s’applique à toutes les entreprises, indépendamment de leur taille et du secteur d’activité.

Les entreprises peuvent utiliser GUCE à chaque étape du commerce, qu’il s’agisse d’importations ou d’exportations, notamment pour les autorisations, les enregistrements et les certifications ainsi que pour les honoraires de consultation, le suivi des demandes déposées et le paiement des coûts associés. GUCE intègre et facilite la communication électronique avec un maximum de 18 organismes1 qui aident les entreprises à gérer les procédures d’importation et d’exportation.

Lors de son lancement, GUCE entendait améliorer la compétitivité des entreprises colombiennes en simplifiant et en rationalisant le système et la marche à suivre, afin de leur permettre d’entreprendre les procédures d’exportation et d’importation à distance, améliorant ainsi la communication entre les organismes impliqués dans le commerce extérieur et facilitant la relation entre ces organismes et la communauté élargie.

GUCE bénéficie autant au gouvernement qu’à la société:

Meilleure efficacité: les procédures commerciales sont réduites à trois jours au lieu d’un à deux mois auparavant. GUCE est disponible 24h sur 24, sept jours sur sept. Les entreprises comme les administrations réalisent d’importantes économies. Les entreprises situées hors de la capitale en bénéficient et économisent ainsi temps et argent liés au transfert matériel des documents.

Meilleures cohérence et sécurité des opérations du commerce extérieur: la demande unique est soumise aux 18 organismes via le GUCE, évitant les distorsions liées à l’utilisation de différents formulaires. La numérisation des signatures et la rationalisation des procédures améliorent fortement la qualité et la sécurité des transactions en garantissant aux utilisateurs la confidentialité et l’inviolabilité des informations. Les procédures sont effectuées de manière plus sûre et peuvent aussi mieux contrôler la réponse des organismes impliqués dans le commerce extérieur.

Il offre de meilleurs services, notamment un système de formation virtuel, et permet aux utilisateurs de suivre les progrès, de résoudre les problèmes techniques et d’obtenir via un centre de contact ou par courriel des explications sur les besoins non satisfaits, les exigences additionnelles ou le refus opposé. De plus, GUCE tient compte des commentaires des utilisateurs et s’améliore constamment en se basant sur leurs besoins et les résultats des audits menés par des tiers sur la fiabilité et la qualité du service.

Meilleure transparence: les intermédiaires n’ont plus d’utilité, les services sont fournis sur le principe du 'premier arrivé, premier servi', et les lois sont appliquées de façon effective et uniforme, éliminant les mauvaises pratiques. Les procédures s’effectuent de manière équitable et en parallèle entre les organismes impliqués dans une transaction spécifique, chacun étant constamment informé des progrès.

Le développement de projets via GUCE nécessite une technologie de qualité mais aussi l’adhésion des dirigeants de tous les organismes impliqués, un ajustement des réglementations pertinentes et de la culture d’entreprise, de la persévérance et une gestion habile du changement. L’organisme et le personnel qualifiés responsables du commerce doivent adapter le travail pour répondre aux attentes. Les problèmes liés aux paiements électroniques et à la numérisation des signatures doivent être résolus de manière intégrée afin de garantir la sécurité et l’efficacité de la solution.

Pour gagner en maturité, un système tel que GUCE requiert de la patience et des prises de décision pragmatiques pour vaincre la méfiance. Il est essentiel d’assurer une formation, de mener une recherche et de dissiper les doutes. Après une période de stabilisation, l’utilisation obligatoire de l’électronique dans les opérations de commerce extérieur apportera des bénéfices à long terme.

Le leadership du Programme Agenda de la connectivité a été essentiel à la mise en œuvre de GUCE; il a permis de capter l’attention et d’obtenir l’adhésion des organismes liés au commerce en prouvant les avantages potentiels pour toutes les parties concernées. Une étude a permis d’éliminer 135 procédures et de condenser 35 formulaires en un document unique. La formation des employés des secteurs public et privé ainsi que l’adhésion et l’appui des divers syndicats du secteur sont essentiels.

1 Ministères des mines et de l’énergie, de l’environnement, du logement et du développement territorial, du transport, de la protection sociale, des relations extérieures, de l’agriculture et du développement rural, de la défense, de la culture et du commerce, de l’industrie et du tourisme; Direction de l’industrie et du commerce, Direction nationale de la lutte contre les stupéfiants, Direction de la surveillance et de la sécurité privée, Institut colombien pour le développement rural, Institut agricole colombien, Fonds national de lutte contre le trafic de drogues, Industrie militaire (INDUMIL), Observatoire national des drogues et Institut colombien de géologie et des mines.