Ventanilla única de comercio exterior de Colombia : Estudio de caso sobre transacciones comerciales

Desde 2005, las empresas colombianas ya no tienen que perder tiempo recorriendo las numerosas oficinas gubernamentales que intervienen en el proceso del comercio internacional, gracias a la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE). Basado en tecnologías de la información y la comunicación, este sistema facilitador permite que las entidades competentes ofrezcan a las empresas la posibilidad de hacer transacciones comerciales sin papeleo. Creada por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con apoyo del Programa Agenda de Conectividad del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, esta ventanilla comprende el comercio nacional e internacional y está al alcance de todas las empresas, independientemente de tamaños y sectores.

Las empresas pueden usar la VUCE en cada etapa comercial, de la importación a la exportación, pasando por autorizaciones, registros y certificaciones, tarifas de consultoría, seguimiento de las solicitudes presentadas y pago de costos asociados. Esta ventanilla única engloba y facilita la comunicación electrónica con las 18 entidades1 a través de las cuales, cualquier empresa puede manejar los procedimientos de importación y exportación.

Cuando se inauguró, el principal objetivo era contribuir a la competitividad de las empresas colombianas y, a tales efectos, simplificar y racionalizar el sistema y los procedimientos para que los trámites de importación y exportación se pudieran hacer a distancia, mejorar la comunicación entre las entidades que intervienen en los trámites de comercio exterior y facilitar la relación entre éstas y el resto de la comunidad.

Ventajas de la VUCE para las empresas, el gobierno y la sociedad

Mayor eficiencia: los trámites se hacen en tres días, cuando antes tardaban de uno a dos meses; la ventanilla está abierta todos los días y las 24 horas. Ahorros sustanciales de costos para empresas y entidades públicas. Ahorro del tiempo y los costos asociados al envío de documentos para empresas situadas lejos de la capital.

Mayor coherencia y seguridad en las operaciones de comercio exterior: las 18 entidades vinculadas a la VUCE tramitan una sola solicitud, evitando las distorsiones que trae aparejadas el uso de diversos formularios. Mediante la digitalización de firmas y la centralización de procedimientos, la VUCE mejora considerablemente la calidad y seguridad de las transacciones, garantizando a los usuarios la confidencialidad e inviolabilidad de la información. Además de hacer los trámites con mayor seguridad, se puede controlar mejor la respuesta de las entidades asociadas a los procesos de comercio exterior.

Mejor servicio: sistema de formación virtual y posibilidad de los usuarios de seguir la traza de los trámites, resolver problemas técnicos y pedir explicaciones sobre necesidades no cubiertas, requisitos adicionales o rechazo de la solicitud, ya sea a través de un centro de contacto o por correo electrónico. Además, el sistema insta a los usuarios a hacer aportes y comentarios, por lo cual, hay un constante proceso de mejora que responde a las necesidades indicadas por ellos y los resultados de auditorías sobre fiabilidad y calidad del servicio que realicen terceros.

Mayor transparencia: ya no hacen faltan intermediarios, los servicios se prestan por orden de llegada y las leyes se cumplen con eficiencia y uniformidad eliminando la negligencia. Los procedimientos se llevan a cabo imparcial y paralelamente entre las entidades competentes en una determinada transacción de comercio exterior y todos son informados constantemente de los avances.

La creación de proyectos a través de la VUCE no solo requiere buena tecnología sino también el compromiso de los dirigentes de las entidades competentes, ajustes en los reglamentos pertinentes, perseverancia, ajustes de la cultura empresarial y una idónea gestión del cambio. Una entidad y un personal de comercio competentes y responsables deben adaptar el trabajo para responder a las expectativas. Los problemas relacionados con los pagos electrónicos y las firmas digitalizadas deben resolverse integralmente para garantizar la seguridad y la eficiencia de la solución.

Lograr la madurez de un proceso como la VUCE exige cantidad de paciencia y pragmatismo en la toma de decisiones para eliminar la desconfianza. Formar y probar son tan esenciales como disipar dudas de las empresas. Tras un período de estabilización, el uso obligatorio de canales electrónicos para todas las operaciones de comercio exterior redundará en beneficios a largo plazo.

El liderazgo del Programa Agenda de Conectividad fue crucial para la implementación de la VUCE, pues suscitó el interés y la participación de entidades comerciales al mostrar los beneficios potenciales para todos los interesados. Una encuesta llevó a suprimir 135 procedimientos y fundir 35 formularios en uno solo. También fueron determinantes la formación de trabajadores de los sectores público y privado, así como el apoyo y el respaldo de diversos sindicatos del sector.  

1 Ministerios de: Minas y Energía; Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial; Transporte; Protección Social; Relaciones Exteriores; Agricultura y Desarrollo Rural; Defensa Nacional; Cultura y Comercio, Industria y Turismo; Superintendencia de Industria y Comercio; Dirección Nacional de Estupefacientes; Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada; Instituto Colombiano para el Desarrollo Rural; Instituto Colombiano Agropecuario; Fondo Nacional de Estupefacientes; Industria Militar de Colombia (INDUMIL); Instituto Nacional de Investigación sobre Drogas e Instituto Colombiano de Geología y Minería.