Blog: Normas: los salvavidas de las pequeñas empresas durante la pandemia de la COVID-19
Cuando uno habla con distintos gerentes de pequeñas empresas sobre la crisis de la COVID-19, sus respuestas giran normalmente alrededor de cuatro palabras, las cuatro "íes": inaudita, inesperada, improvisada e incierta.
Una cosa está clara: las microempresas y las pequeñas empresas se encuentran entre las más golpeadas de la comunidad empresarial. Sin embargo, dentro de todo este caos, también desempeñan una función destacada por razones sociales y económicas. Dan empleo a más del 70 % de la fuerza de trabajo mundial y son esenciales para mantener la estabilidad en la cadena de suministro de la alimentación, proporcionar material de limpieza (por ejemplo, jabón, productos antisépticos y desinfectantes) así como equipos de protección individual o productos sanitarios.
La mayor parte de los retos se derivan de una falta de preparación
Los retos más habituales a los que tienen que hacer frente las pequeñas empresas guardan relación con el acceso a los clientes y a los mercados, las preocupaciones sobre el suministro de las materias primas y el descenso de la producción y la demanda. Los cierres de las fronteras han supuesto, en muchos casos, una interrupción de la logística, lo que ha afectado a los flujos de insumos y productos, y a la mano de obra. Entre quienes identificaron el mercado local/nacional como su principal mercado, algunos indicaron estar menos afectados.
La causa principal de estos retos es la falta de preparación de muchas de las empresas para hacer frente a este tipo de situaciones. Aunque la gestión de riesgos es un componente esencial del sistema de gestión de cualquier organización, esta crisis ha puesto de manifiesto que algunas empresas han subestimado su importancia mientras que otras, en especial las pequeñas, pueden carecer de conocimientos para implantar un sistema de gestión de riesgos. Los sistemas de gestión de estas pequeñas empresas no son suficientemente resilientes como para permitirles lidiar con esta pandemia con las medidas de mitigación y la preparación adecuadas para aprovechar las oportunidades, pese a las numerosas herramientas desarrolladas para este fin.
Las normas como salvavidas
Las normas son un conjunto de potentes herramientas empresariales para las pequeñas empresas. Inspiran confianza, reducen los costos, impulsan la productividad, crean resiliencia, reducen los riesgos y mejoran los beneficios. La Organización Internacional de Normalización (ISO) ha desarrollado una serie de normas internacionales que pueden ser de gran ayuda a las pequeñas empresas de cara a limitar el impacto de cualquier crisis y estar mejor preparadas para recuperarse después.
Las normas ISO pertinentes se inscriben en dos categorías: la primera de ellas atañe a la seguridad, la resiliencia y la gestión de riesgos, que incluye la gestión de la continuidad de las operaciones, la gestión de emergencias, la gestión de crisis y la seguridad de la cadena de suministro. Estas herramientas preparan a las empresas para hacer frente a una crisis. La segunda categoría ayuda a las empresas a cumplir con los nuevos requisitos del mercado, como las normas del sistema de gestión sobre la calidad, la seguridad alimentaria, la salud y la seguridad laboral, la responsabilidad social y las normas específicas sobre productos.
Algunas normas pertinentes de la primera categoría son:
- ISO 22301:2019, Sistema de gestión de la continuidad del negocio. Requisitos, con la norma de apoyo ISO 22313:2020, que ofrece directrices y recomendaciones para la aplicación de los requisitos.
- ISO/TS 22318:2015, Sistema de gestión de la continuidad del negocio. Directrices para la continuidad de la cadena de suministro.
- ISO 22320:2018, Gestión de emergencias. Directrices para la gestión de incidentes.
- ISO 22316:2017, Seguridad y resiliencia. Resiliencia organizacional. Principios y atributos.
- ISO 31000:2018, Gestión del riesgo. Directrices.
- ISO 56002:2019, Sistema de gestión de la innovación. Orientación.
La segunda categoría de normas incluye normas internacionales que ya se utilizan ampliamente en las empresas y que han cobrado más importancia en el contexto de la crisis de la COVID-19. Algunas de ellas son:
- ISO 45001:2018, Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos con orientación para su uso.
- ISO 22000:2018, Sistemas de gestión de la inocuidad de los alimentos. Requisitos para cualquier organización en la cadena alimentaria.
- ISO 9001:2015, Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.
Es necesario que los organismos de normalización nacionales participen activamente con el sector privado como una vía para aportar soluciones, apoyo y asesoramiento sobre las normas pertinentes disponibles para las pequeñas empresas. Ya existen buenas iniciativas. La ISO y sus miembros han puesto a disposición, de forma gratuita y en formato de solo lectura, una serie de normas y sus guías de adopción nacionales relativas a los sistemas de gestión, los equipos de protección y los productos sanitarios. Pueden consultarse otras iniciativas de los miembros de la ISO en: www.iso.org/covid19-members.
Algunos organismos de normalización nacionales han replicado esta iniciativa: por ejemplo, la organización nacional francesa para la normalización (AFNOR) ha elaborado un documento de referencia con los requisitos necesarios para fabricar mascarillas. Las pequeñas empresas pueden contactar con los organismos de normalización nacionales a través de la siguiente dirección: https://www.iso.org/members.html.
Por otra parte, las organizaciones internacionales, en colaboración con organizaciones de apoyo a las empresas, pueden brindar asistencia técnica a las pequeñas empresas en materia de capacitación y servicios de asesoramiento para la implantación de estas normas, tanto para hacer que sus sistemas de gestión sean resilientes como para garantizar la calidad y la seguridad de sus productos.
Por ejemplo, el Centro de Comercio Internacional (ITC) en colaboración con instituciones locales ayuda a las pequeñas empresas de países en desarrollo a mejorar su acceso al mercado y utiliza para ello normas internacionales como la ISO 9001, ISO 22000 e ISO 45001. El ITC y la ISO están trabajando conjuntamente para arrojar algo de luz sobre cómo pueden aprovechar las normas ISO las pequeñas empresas del sector de la alimentación para superar los retos que plantea la COVID-19, especialmente en lo que atañe a la seguridad alimentaria.
Por otra parte, los organismos de evaluación de la conformidad, incluidos los laboratorios acreditados con la norma ISO/IEC 17025, deberían desarrollar servicios que garanticen la calidad y la seguridad de productos como productos antisépticos, equipos de protección individual, guantes, etc.
Y, lo más importante, deberían existir una colaboración y una coordinación más estrechas entre las organizaciones internacionales, las organizaciones de apoyo a las empresas y los organismos de normalización para coordinar sus labores de ayuda a las pequeñas empresas y garantizar un entorno empresarial justo. Mientras que las organizaciones internacionales pueden desarrollar herramientas como directrices, kits de evaluación y material de capacitación sobre la implantación de normas internacionales, las organizaciones de apoyo a las empresas (incluidos los organismos de normalización nacionales) pueden adaptarlas y desplegarlas. Los organismos órganos reguladores tienen que asegurarse de que existe igualdad de condiciones en el mercado y de que los proveedores deshonestos no compitan con productos inseguros y de baja calidad.
Es evidente que "lo de siempre" no va a valer después de la crisis, en especial para las pequeñas empresas. Como ante cualquier otra crisis, pueden extraerse conclusiones y oportunidades. Existen normas para ayudar a crear resiliencia y desarrollar la competitividad de las empresas, y su uso y su implantación racionales pueden ayudar a las pequeñas empresas a avanzar y salir de la pandemia incluso más reforzadas.